Calcul du kilométrage avec Drive

En ce qui concerne la gestion des dépenses, la précision des calculs kilométriques est une priorité absolue. Tout le monde veut être du bon côté de la loi, donc des calculs précis doivent faire partie de votre modèle de gestion. Il se peut que vous souhaitiez calculer le kilométrage parcouru pour votre employeur ou à des fins fiscales. Quoi qu'il en soit, il existe plusieurs méthodes différentes pour vous aider.

Versement standard

L'ARC exige le barème kilométrique standard chaque année. Ce taux est le numéro utilisé pour déterminer le barème kilométrique pour le gaz à des fins professionnelles. Ce taux prend déjà en compte les coûts d'exploitation, l'amortissement et la maintenance. Le taux standard est la méthode la plus couramment utilisée car il est souvent le plus facile.

Méthode de charges réelles

Une autre option est la méthode des charges réelles.  Cette méthode requiert le calcul des coûts réels d'utilisation de votre véhicule pour les besoins de l'entreprise, en tenant compte du carburant, de l'assurance, de l'entretien et de l'amortissement.  C'est, évidemment, plus compliqué que certaines des autres options.

Applications GPS

Les applications pour smartphones, comme Drive, et les appareils GPS suivent et calculent le kilométrage à l'aide de la technologie GPS. Non seulement c’est une méthode facile à utiliser, mais c’est aussi précis. Avec notre application Drive, vous pouvez charger automatiquement dans Concur Expense, en rationalisant le processus de remboursement des indemnités kilométriques.

Bon Ancien Compteur

Pendant de nombreuses années, le kilométrage a été calculé en enregistrant les relevés du compteur kilométrique au début et à la fin d'un trajet, puis en utilisant une simple soustraction pour calculer le total des kilomètres parcourus. Beaucoup utilisent encore cette méthode manuelle. Note de prudence, cette méthode est plus risquée parce qu’elle est sujette à l’erreur humaine. Aussi simple soit-il, ce n’est pas toujours le plus précis.

Calcul des indemnités kilométriques

La bonne nouvelle, c’est qu’il est assez simple de calculer votre kilométrage. La clé est de vous assurer que vous utilisez les bons calculs. Si vous préférez l’enregistrement manuel du kilométrage, l’application Drive peut également vous y aider. Vous pouvez facilement basculer entre les deux méthodes. Les étapes ci-dessous peuvent vous guider.

Étape 1 - Enregistrements de kilométrage professionnel

Plus vous conservez de dossiers détaillés, plus vous serez en mesure de calculer les kilomètres parcourus et de fournir des preuves si votre employeur le demande. Vous pouvez accumuler des kilomètres en conduisant à des réunions avec des clients, en faisant des courses d'affaires ou en faisant des visites de site. Chaque fois que vous devez conduire pour compléter un aspect de votre travail, vous devez calculer les kilomètres. Où que vous voyagiez, l’application Drive vous aide. Il mesure des kilomètres ou des milles et peut être utilisé dans le monde entier.

Étape 2 - Connaître le forfait

L'ARC fixe les barèmes kilométriques chaque année. À partir du 1er janvier 2025, le taux est de 72 centimes par kilomètre, ce qui est une augmentation par rapport à l'année précédente. Mais juste parce que c’est le taux de l’ARC, ce n’est peut-être pas le taux que votre entreprise utilise. Vous devez toujours consulter votre organisation pour vérifier son barème de remboursement. Bien que le taux qu’ils utilisent devrait être basé sur celui fixé par l’ARC, il peut y avoir un certain nombre de raisons pour lesquelles le tarif d’une organisation diffère. Par exemple, certaines organisations peuvent payer moins que le taux de l'ARC pour économiser de l'argent. 

Étape 3 - Calculer le montant

La formule de remboursement des indemnités kilométriques est simple : (total des kilomètres professionnels) x (le taux de remboursement) = montant du remboursement

Prenons un exemple : disons cette année que vous avez parcouru 600 kilomètres à des fins de travail. Le taux de remboursement est de 72 cents. 600 x 0,72 $ = 432,00 $

Étape 4 - Autres facteurs

Il peut y avoir d'autres facteurs qui ont un impact sur le taux que vous recevez. Si vous utilisez votre propre véhicule, votre taux de remboursement est plus élevé. Cependant, si votre entreprise vous fournit un véhicule, le tarif qu'ils vous permettent d'utiliser peut être inférieur. Avec Drive, vous pouvez facilement définir des paramètres pour vous aider à calculer vos miles avec précision.

Étape 5 - Soumettre la note de frais

Votre employeur a probablement un type de format spécifique pour ses notes de frais. Il est essentiel que vous suiviez leur processus et fournissiez toutes les informations demandées. Les détails doivent inclure toutes les informations sur le déplacement, les kilomètres parcourus et le montant du remboursement. Vous devez conserver une copie de tous les enregistrements.

Meilleures pratiques pour le calcul du kilométrage

Quand il s'agit de comprendre comment calculer le kilométrage, vous voulez bien l'obtenir. Vous devez suivre toutes les réglementations et procédures. Les conseils suivants devraient vous aider à calculer votre kilométrage avec précision.

Que vous suiviez vos indemnités kilométriques à des fins fiscales ou de remboursement des collaborateurs, vous devez :

• Enregistrez votre kilométrage avec précision et immédiatement. Ne vous fiez pas à la mémoire. L'application Drive vous offre un moyen fiable et utile de suivre le kilométrage.
• Vos dossiers doivent être détaillés et exacts. Incluez les kilomètres, où vous avez commencé et arrêté, ainsi que la date et le motif du déplacement.
• Vérifiez toujours vos enregistrements et vérifiez leur exactitude. Vous voulez faire de votre mieux pour détecter les erreurs. Utilisez un calculateur de remboursement des indemnités kilométriques pour vous assurer que vos chiffres sont corrects.
• Lors du suivi des indemnités kilométriques pour le remboursement des collaborateurs, tracez une ligne distincte entre les déplacements professionnels et personnels.
• Suivez toutes les meilleures pratiques de votre société pour savoir comment calculer l'indemnité de véhicule pour les employés afin qu'ils soient correctement remboursés.
• Pour le remboursement des collaborateurs, utilisez des méthodes cohérentes et fiables pour suivre et calculer vos données.
• Vérifiez le kilométrage avec les applications de carte. Ces outils peuvent vous donner la distance d'itinéraires spécifiques. Vous pouvez les utiliser pour confirmer votre kilométrage calculé. 

En combinant l’application Drive à ces conseils, vous pourrez capturer et calculer correctement vos miles à des fins de remboursement et d’impôt.