Ne laissez pas les anciennes applications dicter votre héritage.
Ne laissez pas les anciennes applications dicter votre héritage.
La pandémie ne vous a pas tapé sur l’épaule et chuchoté : « Hé, vous devriez vraiment penser à mettre à jour vos anciens systèmes de déplacements et de dépenses (T&E) afin de pouvoir vous adapter plus facilement aux fluctuations commerciales mondiales ». Elle a défoncé la porte, envoyé vos employés à la maison, mis les pieds sur votre bureau et a demandé des changements immédiats.
Et maintenant, lorsque 50 % du monde a progressé et passé au-delà de leurs « systèmes de dinosaures », les entreprises laissées pour compte se bousculent pour faire leurs premiers pas timides vers le nuage informatique et s'éloigner des modèles manuels et monolithiques. Si vous vous trouvez dans ce dernier groupe, vous êtes dans la première des cinq étapes de la maturité des T&E, tel qu’indiqué dans la récente présentation d’IDC, commanditée par SAP Concur, le modèle de maturité des logiciels de déplacements et de dépenses d’entreprise (version anglaise seulement). Cependant, être là ne signifie pas rester là.
Vous pouvez aller de l’avant. Vous pouvez réévaluer la façon dont vous accomplissez votre travail. Vous pouvez vous engager à vous améliorer continuellement. Et vous pouvez trouver des moyens d’obtenir de meilleurs résultats. Mais d’abord, vous devez vous démêler.
Anciennes applications : Se dégager des mauvais jours du passé.
Ces anciens systèmes autrefois formidables sur place ont perdu leur utilité, et l'adoption d'une application financière moderne basée sur le nuage informatique peut donner un nouveau souffle à la productivité des employés et à l'efficacité de l'entreprise. L’automatisation et l’intégration de l’intelligence dans vos processus de T&E fourniront de meilleures données pour des décisions plus stratégiques, une agilité accrue, un budget prédictif et la rapidité de garder une longueur d’avance sur la concurrence.
« Le changement soudain vers le travail à distance met en lumière les lacunes des anciens logiciels...Les employés n’ont pas pu accéder à l’application et (elle) n’a pas pu fonctionner à distance. »1
Solutions de points automatisés : Un petit résultat à la fois.
Les solutions spécialisées construites autour de flux de travail comme AP ou la trésorerie sont bonnes en ce qu’elles résolvent le problème en question. La difficulté c’est que les problèmes ont tendance à aller de pair dans tous vos services, donc même si vous résolvez un problème dans un domaine, il pourrait encore exister ailleurs. Au lieu d’une solution spécifique à un problème spécifique, une plateforme de gestion des dépenses connectée vous permet de combiner les données de dépenses de l’ensemble de votre organisation, de sorte que vous pouvez non seulement améliorer la visibilité des économies et des réservations, vous pouvez également résoudre plusieurs problèmes à la fois, en un seul endroit.
« Covid a accéléré l’adoption des technologies automatisées. Le passage à l'automatisation s'est également traduit par le passage d'une automatisation plus ancienne, plus lourde et basée sur des règles, à une automatisation intelligente soutenue par l'apprentissage machine ». 1
Écosystèmes de plateforme connectée : Mieux, mais pas parfait.
La connexion des données de déplacements et de dépenses à votre système et à des applications tierces comme les compagnies aériennes et les hôtels est un excellent moyen de partager les données des voyageurs, mais vous devez toujours passer d’un système à l’autre pour recueillir ces données. Passez à l’étape suivante et vous pourrez relier les applications d’affaires aux fonctions de suivi budgétaire et d’approbation préalable, afin que vous puissiez voir les dépenses avant qu’elles ne soient dépensées. Tout cela en un seul endroit.
« 42 % des répondants au sondage décrivent leurs applications financières comme étant « déconnectées ». 1
Suites d’applications intégrées : Rassembler des applications autour d’une tâche.
Supposons que vous voulez une vue de bout en bout du fonds de roulement. Pour l’obtenir, vous devez rassembler les renseignements de vos T&E, de votre carte d’entreprise, de votre système CRM et de votre système ERP ou financier. Une suite peut gérer cela de manière assez agréable, mais un système en nuage informatique entièrement connecté peut soutenir une transformation complète de vos processus financiers. Et vous pouvez utiliser la technologie intelligente pour réduire le temps de traitement, améliorer l’efficacité de la vérification et autrement remettre les finances sur pieds post-pandémiques.
« 59 % des répondants ont cité une préférence pour les suites intégrées par rapport au « meilleur de la race ». 1
Processus intelligents et prédictifs : Bienvenue à l’âge adulte financier.
C’est là que tout le monde veut être : où ils peuvent prédire (et donc éviter) les dépenses imprévues et inutiles, et où ils peuvent prévoir les dépenses futures et être prêts. Cette approche tournée vers l'avenir est bien loin de ce que sont aujourd'hui de nombreuses organisations : Repensez au cours des derniers mois, en essayant de déterminer ce qui a été dépensé et pourquoi. Mettre l’intelligence au travail de cette façon vous permettra d’évoluer et de vous améliorer continuellement, et lorsqu'un événement d'envergure mondiale frappe à votre porte, vous saurez à quoi vous attendre.
Approfondissez chacune de ces étapes, et comment passer à autre chose, lorsque vous consultez le modèle de maturité des logiciels de déplacements et de dépenses d’IDC.
Note de bas de page 1 : Présentation d’IDC, commanditée par SAP Concur, Modèle de maturité des logiciels de gestion des déplacements et des dépenses d’entreprise, doc no US48310221, octobre 2021