Voyons ce qu’ils ont réussi à faire passer : Un aperçu des dépenses de 2022.

Votre trajet vers Cleveland était de 286 milles, alors vous pourriez aussi bien arrondir à 300. Et le souper? C’était un peu plus que votre indemnité quotidienne, mais vous n’avez pas eu de souper de travail depuis deux ans, alors pourquoi ne pas vous gâter? Sur le même élan, vous avez dû acheter des fournitures de nettoyage pour garder la Covid hors de votre bureau à domicile, et si une nouvelle laveuse et sécheuse sont tombées dans le panier alors que vous les achetiez, votre employeur doit les payer, n’est-ce pas?  

Et par clarté, laissez-nous préciser que nous ne sommes pas ici dans la fiction ou l’exagération.  

Les gens appelés à effectuer des dépenses dans votre organisation le font généralement aussi judicieusement que possible, mais ils font parfois des erreurs. Certaines dépenses peuvent être maladroites (vous savez qui vous êtes). D’autres dépenses peuvent faire l’objet de mensonges. Vous le savez, bien sûr, parce que vous êtes responsable des dépenses et vous-même ne savez pas où l’argent est passé.  

Donc, pour mieux examiner les dépenses en 2022, nous devons jeter un coup d’œil à 2021.  

Avec notre partenaire, Oversight, nous avons fait cela pour vous, en fait, dans un rapport intitulé Rapport d’aperçu des dépenses 2021 : Une meilleure compréhension de 2021 pour une meilleure perspective sur 2022. Dans la première section du rapport, vous verrez que bien que les dépenses aient diminué en 2021 par rapport à 2020 (avec l’aide d’une augmentation marquée des dépenses au premier trimestre avant la pandémie), les choses ont commencé à rebondir du T1 au T4 Et cela est dû en grande partie aux frais de déplacement et de dépenses (T&E). Consultez le rapport pour tous les détails.  

Ce sont les deuxième et troisième sections du rapport – celles contenant les violations et les exceptions – qui attirent vraiment votre attention. Celles-ci ont explosé l’an dernier, et si vous voulez savoir comment les tenir sous contrôle cette année, vous aurez besoin d’un portrait très clair des sources de dépenses de vos employés. Ou peut-être devrions-nous parler de sources de dépenses abusives.  

Est-ce qu’une augmentation de 2127 % est considérée comme importante?  

Selon le rapport, 2021 a connu plus de violations de dépenses par dollar que l’année précédente, et bien qu’un an ne représente pas une tendance, nous ne voulons certainement pas qu’elle en devienne une. Les dépenses personnelles excessives, qui ont fait un bond de près de 22 %, et les reçus manquants excessifs, qui ont grimpé en flèche de près de 60 %, ont contribué à l'augmentation des infractions. Mais la plus grosse part de l’augmentation? Soumissions de kilométrage en double – où les personnes en déplacement tentent non seulement d’ajouter quelques kilomètres à leur déplacement, mais essaient en plus de le facturer deux fois.   

Cette petite catégorie a augmenté de 2,127 % du T3 au T4, ce qui est suffisant pour vous mener directement dans le fossé.  

La croissance des exceptions est également une préoccupation alors que nous considérons l’impact de 2021 sur les décisions de 2022. Les affidavits de reçus manquants, par exemple, ont augmenté de 306 % au cours de l’année, ce qui signifie que les employés utilisent non seulement ces affidavits trop souvent, mais pourraient aussi essayer vous cacher des choses.  

Donc, si vous voulez voir ce qu’ils achètent et combien d’argent ils dépensent, par exemple, dans les bars de danseuses, (parce que c’est aussi là), vous voudrez probablement jeter un coup d’œil au rapport. Vous voudrez probablement aussi avoir un aperçu très détaillé des chiffres qui vous concernent distinctement. Et ce n’est peut-être pas une mauvaise idée de vérifier davantage leurs dépenses au cours de l’année à venir, ce que vous apprendrez d’autre dans le rapport.  

Il est essentiel d’obtenir un portrait de ces décisions de dépenses, qui, prises dans leur ensemble, peuvent nuire à une entreprise et la faire basculer. Chaque moment peut être une occasion de dépenser plus intelligemment et d’en apprendre davantage, mais si vous n’y portez pas attention, ces moments sont gaspillés. Et n’oubliez pas que lorsque vous êtes en position de tout voir, il devient difficile de vous cacher quoi que ce soit.