Personnes, IA, automatisation : Comment améliorer l'audit des rapports de dépenses

Ce n’est un secret pour personne que la meilleure façon d’accroître l’efficacité de l’audit est de vérifier les rapports de dépenses au complet. Mais cela coûte temps et argent au personnel, tous deux étant limités. Votre entreprise peut venir à bout de ce défi, cependant, avec une combinaison puissante de technologie et de personnes.

Grâce aux solutions d’audit alimentées par l’IA, on peut traiter chaque rapport, la technologie faisant le gros du travail et apprenant au fur et à mesure, trouvant les exceptions. Les vérificateurs expérimentés peuvent ensuite utiliser leurs compétences et leurs connaissances de l’entreprise pour traiter les exceptions non résolues. Toutefois, pour tirer le meilleur parti du processus d'audit, il ne faut pas seulement l’application de personnes et de technologie. Pour augmenter l’efficacité et la conformité, il faut comprendre comment les audits peuvent améliorer la gestion des dépenses et stimuler la croissance, connaître les forces et faiblesses de la technologie et des personnes et être au courant des meilleures pratiques pour déterminer le moment, le contenu et les objectifs d’un audit.

6 façons d’accroître l’efficacité d’un audit pour améliorer la gestion des dépenses

Simplifier votre processus d’audit permet à votre entreprise d’examiner plus attentivement les rapports de dépenses et de gagner en temps, ressources et économies pour continuer à croître.

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Une approche à facettes multiples permet aux entreprises de résoudre les problèmes avant qu’ils ne prennent de l’ampleur. Les solutions peuvent numériser les rapports de dépenses pour détecter les exceptions, les vérificateurs humains faisant le suivi de celles que l’intelligence artificielle (IA) ne peut pas résoudre. Avec d’autres solutions, les vérifications des politiques et des reçus peuvent se faire durant l’étape des dépenses ou les rapports et reçus peuvent être comparés avant qu’un paiement ne soit effectué pour détecter des anomalies ou les fraudes. Vos employés se concentrent sur les cas à risque élevé et les tâches à valeur élevée.

« Grâce à l’audit intelligent, nous insérons des audits de politiques avant l’approbation du gestionnaire. En nous assurant que la politique est respectée avant l’examen du gestionnaire, nous pouvons exclure plus de rapports de dépenses pour lesquels aucune intervention n’est requise, payer plus rapidement, réduire les négligences, éliminer du travail du système et maintenir notre profil de risque », explique Jeffrey Thompson, directeur, services de paiement – conception, politique et approvisionnement de Merck.

Favoriser l’efficacité de l'audit des rapports de dépenses et le potentiel de croissance

L’automatisation du processus d’audit entraîne des réductions mesurables de temps et d’argent, réduisant de 60 % le coût des erreurs de rapport de dépenses ainsi que le temps d’audit jusqu’à 90 % lorsque l’IA est utilisée pour l’enquête initiale sur le rapport.¹ Grâce à la technologie, les machines excellent dans des tâches que les humains n’aiment pas : celles qui sont répétitives et longues.

Voici comment les entreprises peuvent rendre le processus plus efficace, fournissant de l’agilité et libérant ressources et énergie pour investir dans la croissance que plus de la moitié des directeurs financiers – 57 %² – considèrent un objectif clé.

• Réduisez les dépenses non conformes en encourageant l’utilisation de la carte de crédit d’entreprise pour réduire les reçus papier problématiques et favoriser un processus convivial aux audits.
• Identifiez les occasions permettant d’accroître l’efficacité en débusquant les récidivistes et les exceptions et politiques qui portent à la confusion.
• Utilisez des solutions automatisées avec l’IA pour vérifier chaque rapport de dépenses, remplaçant le travail manuel sujet aux erreurs et les vérifications ponctuelles qui permettent à la fraude et à d’autres problèmes de se produire.

Grâce à une solution intelligente de surveillance, vous pouvez contrecarrer deux tendances humaines : la paperasse bâclée et les dépenses trafiquées. « Une fois que nous avons établi que nous utilisions Verify et que nous passions à un outil d'audit d’IA, j’ai remarqué que la conformité s’est améliorée immédiatement  », explique Marcy Hagenbuch, spécialiste des systèmes financiers pour Chobani . «  Les employés savaient que chaque élément, chaque dépense dans chaque rapport allait être examiné(e) par l’IA. »

Déterminer vos meilleures pratiques pour le processus d'audit

Pour déterminer la meilleure utilisation de la technologie intelligente et des personnes, il faut tenir compte des questions fondamentales sur votre processus d’audit impliquant objectif et intention. Les réponses définissent vos meilleures pratiques.

Moment de l’audit : En utilisant la technologie pour filtrer et effectuer des audits avant l’approbation du gestionnaire, les employés peuvent résoudre les problèmes et l’entreprise peut identifier les domaines de non-conformité réguliers. Les vérificateurs passent moins de temps à faire le suivi et l’entreprise n’a pas à recouvrer les fonds remboursés.

Contenu de l’audit : Les entreprises qui traitent toujours des dépenses sur papier ou qui ne profitent pas pleinement de l’automatisation intelligente font souvent des choix difficiles quant au nombre de rapports de dépenses ou aux types de dépenses qu’on examinera minutieusement. La technologie d’aujourd’hui peut rendre cette question sans objet. Même si votre entreprise n’a pas adopté la transformation numérique de bout en bout, tout vérifier peut permettre d’identifier les domaines où l’amélioration est possible et augmenter la conformité.

Objectifs de l’audit : Cette question peut sembler évidente, mais y répondre peut définir votre mission. Donc, en tant qu’entreprise, demandez-vous si vous essayez de favoriser la conformité, de gérer les coûts, d’identifier les mauvais comportements, de réduire les risques ou de gérer le recouvrement de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Ce sont toutes de bonnes réponses, mais vous pouvez encore établir vos priorités.

Explorez la puissance d'audit de la technologie et de l’automatisation

• Lisez le livre électronique des 6 façons pour en savoir plus pour améliorer l’efficacité de l’audit, réduire les exceptions et améliorer la conformité et la gestion globale des dépenses.
• Évoluer ensemble : Pourquoi les personnes et la technologie sont complémentaires pour vérifier vos dépenses pour mieux comprendre la valeur des personnes et la puissance des machines.
• Téléchargez Combler les lacunes en matière de conformité pour un examen approfondi des meilleures pratiques recommandées en matière de déplacements et de dépenses.

1. Données internes, SAP Concur.
2. Sondage sur les perspectives de directeurs financiers, février 2024.