Remboursement des frais : nous répondons aux questions les plus fréquentes

·       Qu'est-ce qu'un remboursement des frais ?

·       Quelles dépenses sont remboursables ?

·       Ai-je besoin de justificatifs pour rembourser un collaborateur ?

·       Comment payer les remboursements ?

·       À quelle vitesse dois-je rembourser les collaborateurs ?

·       Les remboursements des frais sont-ils considérés comme des revenus ?

·       Existe-t-il des alternatives au remboursement des frais ?

·       Les services de reporting des frais et de remboursement de SAP Concur sont-ils abordables et efficaces pour les petites entreprises ?

Qu'est-ce qu'un remboursement des frais ?

Un remboursement des frais est le paiement effectué par votre société à un salarié pour des frais professionnels qu'il a engagés personnellement. Le montant du remboursement doit correspondre exactement au montant des frais. 

Quelles dépenses sont remboursables ?

Deux parties ont le contrôle sur les dépenses qui sont remboursables. La première est l'Agence du revenu du Canada (ARC). Toutes les dépenses engagées par vos salariés relèvent des mêmes directives CRA que vos autres frais professionnels comme le loyer et les salaires. En d'autres termes, pour être valides, les dépenses doivent être raisonnables et engagées aux fins d'obtenir des revenus.

Bien sûr, la deuxième partie qui contrôle ce qui est et n'est pas remboursable, c'est vous ! Les collaborateurs peuvent-ils réserver des vols en classe affaires ? Peuvent-ils dépenser des boissons alcoolisées illimitées lorsqu'ils divertissent des clients ? Le moyen le plus simple de s’assurer que les collaborateurs sont clairs sur ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas dépenser (avant que l’argent ne soit dépensé) est d’avoir une politique dépenses claire. 

Si vous ne disposez pas actuellement d’un type de note de frais, SAP Concur a développé un modèle de politique sur les dépenses que vous pouvez personnaliser gratuitement en fonction de vos besoins.

Ai-je besoin de justificatifs pour rembourser un collaborateur ?

Oui ! Ne jamais rembourser sans justificatif. Non seulement il est important en tant que chef d'entreprise de confirmer que chaque dépense est valide, les justificatifs ne sont pas négociables si vous êtes audité par l'Agence du revenu du Canada (ARC). 

Pour pouvoir être remboursé, votre salarié doit remplir un décompte des frais documentant les détails de chaque frais professionnels engagés. Des justificatifs détaillés doivent être fournis pour chaque frais réclamé. (Pour le kilométrage, les salariés doivent conserver des journaux de kilométrage ou utiliser une application de suivi de la distance.)

L'économie des justificatifs est un énorme problème pour les collaborateurs comme pour les propriétaires, ce qui explique pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers un reporting des dépenses dématérialisé. 

Comment payer les remboursements ?

Vous pouvez intégrer les remboursements directement dans votre système de paie ou rembourser les salariés séparément pour les dépenses par chèque ou virement direct. Bien que pratique pour l'employeur, gardez à l'esprit que les remboursements via la paie peuvent obliger les salariés à attendre plus longtemps pour récupérer leur argent.

À quelle vitesse dois-je rembourser les collaborateurs ?

Quel que soit le montant, le remboursement des fonds personnels d'un employé doit intervenir rapidement. Une règle de bonne pratique consiste à s'assurer que les collaborateurs sont remboursés pour les frais professionnels avant que leurs factures de carte de crédit ne puissent arriver. 

Les remboursements des frais sont-ils considérés comme des revenus ?

N° Pour le collaborateur, les remboursements de dépenses ne sont pas considérés comme des revenus puisque les fonds remboursés remplacent simplement les fonds personnels dépensés. Par conséquent, les remboursements des frais n'ont pas besoin d'être déclarés par le salarié au CRA (le revenu personnel d'origine a déjà été imposé). Même si les fonds sont remboursés par la paie, le montant du remboursement doit apparaître comme un élément distinct qui n'est soumis à aucune taxe. 

Pour l'entreprise, un remboursement des frais est considéré comme une dépense et réduira probablement le montant de l'impôt que vous allez payer.

Existe-t-il des alternatives au remboursement des frais ?

Oui et non. Dans la plupart des cas, les décomptes des frais et les remboursements ne peuvent pas être entièrement évités. Voici quelques-unes des alternatives/compléments communs aux remboursements traditionnels :

• Avances
• Forfaits 
• Cartes de société
• Cartes d'achat (cartes P)

Les services de reporting des frais et de remboursement de SAP Concur sont-ils abordables et efficaces pour les petites entreprises ?

Si la gestion des notes de frais et des remboursements vous semble fastidieuse, vous n'êtes pas seul. Nous travaillons avec les petites entreprises de la côte à la côte chaque jour pour éliminer les tracas, les risques et les coûts des processus de dépenses sur papier. Nos services sont non seulement abordables pour les entreprises de toutes tailles, mais aussi conçus pour un coût inférieur au reporting manuel des dépenses. Visionnez cette vidéo de 2 minutes pour découvrir exactement comment fonctionne SAP Concur Expense. Si vous aimez ce que vous voyez, nous vous invitons à participer à notre démonstration GRATUITE et autoguidée sur les frais