Suivi des dépenses assisté par ordinateur.

Points à garder à l’esprit avant de choisir une solution de gestion des déplacements et des dépenses.

Choisir la bonne solution n’est pas seulement une question d’argent (même si ce point aussi est important); mais dans ce cas de figure, c’est bien plus que de l’argent. N’importe quel outil ou presque permet de suivre les dépenses et d’aider à les contrôler, mais s’il n’est pas facile (et, osons le dire, agréable) à utiliser, personne ne s’en servira. Et nous savons tous que les personnes qui effectuent les dépenses ne veulent pas, ou n’ont pas besoin, de remplir de la paperasse supplémentaire à la fin de leur journée. Vos employés qui voyagent ont suffisamment à faire, sans compter le temps perdu à attendre en ligne.  

Les outils que vous leur fournissez doivent donc permettre de faire le travail en quelques clics - et ils doivent en faire plus que n’importe quel outil qu’ils utilisaient jusqu’à présent. Cela va du remplissage automatique des notes de frais à l’intégration avec une IA, en passant par la synchronisation avec votre ERP et la garantie de déplacements sûrs et écologiques.  

C’est beaucoup demander à une simple application; pour trouver la bonne, jetez un œil aux conseils de ce guide d’achat 2022.  

Privilégiez l’expérience utilisateur avant tout. 

Avant la Covid, notre objectif était de rendre la vie des employés aussi facile et confortable que possible. Aujourd’hui, cela est devenu une nécessité. Et s’ils n’obtiennent pas des moyens plus faciles, meilleurs et plus sûrs de travailler, vos employés iront voir ailleurs.  

Votre solution de gestion doit donc les soulager d’un maximum de tâches manuelles et laborieuses. Elle doit supprimer toute barrière entre eux et leur capacité à être productifs. Elle doit éliminer les heures passées à rechercher des reçus et à saisir des dépenses, ce qui leur permettra de se concentrer sur le développement de votre entreprise.  

La bonne solution permet également de réduire plus facilement votre empreinte écologique - en orientant les voyageurs vers des moyens de transport plus durables, par exemple, ou en les encourageant à ne se déplacer qu’en cas d’absolue nécessité. Elle devrait leur donner des conseils sur les restrictions Covid avant qu’ils ne prennent la route, et les tenir (et vous tenir) informés des changements d’itinéraires et des nouveaux risques liés aux voyages.  

Maintenant que les équipes peuvent désormais travailler depuis n’importe où, votre solution de gestion des déplacements et des dépenses doit elle aussi fonctionner partout. Sur n’importe quel appareil. À l’autre bout de la planète.  

Anticipez vos besoins futurs.  

Le Guide de l’acheteur décrit la bonne solution comme étant celle qui offre une visibilité en temps réel des déplacements et des dépenses des employés. Il ne suffit plus de savoir ce qui s’est passé le mois dernier, vous avez besoin de voir ce qui se passe maintenant, afin d’être toujours prêt pour la suite.  

La bonne solution doit vous aider à anticiper les nouveaux types de paiement et à répondre aux besoins des nouveaux utilisateurs à mesure que les dépenses et les attentes évoluent. Elle doit évoluer avec les demandes des employés, à mesure que le travail et les lieux de travail continuent de changer. Et, ce qui est tout aussi important, elle doit répondre aux exigences de votre entreprise, qu’il s’agisse de gérer de nouveaux processus et politiques de paiement ou de garantir la sécurité des transactions internationales tout en vous protégeant contre la fraude.  

Demandez et vous obtiendrez des réponses.  

Enfin, vérifiez que vous avez mis en place les bons systèmes pour protéger vos budgets, protéger vos employés et protéger votre entreprise. Votre objectif est à la fois de maîtriser la conformité et de renforcer le contrôle des coûts. La qualité de votre investissement doit être optimale. Et pour savoir où trouver une telle solution, il vous suffit de demander.  

Le Guide de l’acheteur liste dix questions essentielles aux fournisseurs. C’est un excellent point de départ pour votre recherche - ou du moins pour savoir ce dont vous avez besoin.