8 conseils pour garder votre carte de crédit de société sous contrôle

Les périls du pocket perk :

Tapez le terme de recherche #companycreditcard dans Twitter et il révélera quelques habitudes intéressantes de la part des employés confiés au plastique de l'entreprise. Bien que de nombreux billets ne soient qu'innocents, amusants et typiquement ridicules avec les amis des réseaux sociaux, cela soulève des questions : comment contrôler les dépenses par carte de crédit d'entreprise et comment limiter l'utilisation abusive de cette petite poche que vos collaborateurs apprécient tant ?

De nombreuses raisons justifient que vous fournissiez à vos collaborateurs une carte de crédit de société, en particulier ceux qui voyagent régulièrement. Les avantages qu'ils offrent à vous et à vos collaborateurs en valent la peine pour les raisons suivantes :

1. Cela évite aux salariés de devoir supporter le plus lourd tribut des coûts qu'ils encourent lorsqu'ils voyagent en entreprise. Pour ceux qui sont en permanence sur la route, ces coûts peuvent se rafler très rapidement et engendrer des problèmes de trésorerie.
2. Pendant ce temps, elle offre à l'entreprise une visibilité complète sur qui a dépensé quoi, où et pourquoi, générant des informations et des opportunités pour négocier de meilleurs tarifs avec les fournisseurs.

8 conseils pour garder la carte de crédit de la société sous contrôle

Mais, comme le montre la recherche Twitter, on ne peut pas faire confiance à tous les employés au même degré. Et toute utilisation abusive ou abusive peut être coûteuse. Alors, que pouvez-vous faire pour vous assurer que les avantages l'emportent sur les risques liés à la délivrance d'une carte de crédit de société aux collaborateurs ? Voici nos 8 principaux conseils pour réussir :

1. Définir les attentes : indiquez clairement comment la carte de crédit de la société doit être utilisée. Définissez les responsabilités de l'utilisateur et ce qu'il attend d'eux, les types de dépenses qu'il peut engager et la preuve d'achat qu'il doit fournir pour chaque article.
2. Limiter les dépenses : définissez des limites de dépenses pour certains éléments tels que les chambres d'hôtel et fixez des plafonds de dépenses globales pour limiter vos responsabilités. Réviser régulièrement les limites afin de s'assurer qu'elles restent raisonnables et ne sont pas exploitées.
3. Émission de cartes de contrôle : veillez à limiter le nombre de cartes de crédit délivrées aux utilisateurs essentiels. Assurez-vous que les utilisateurs connaissent leurs responsabilités et veillez à collecter et annuler les cartes lorsqu'un employé quitte l'entreprise.
4. Suivre les dépenses : il est recommandé de suivre tous les postes de dépenses. Recherchez les articles achetés pour un usage personnel ou les articles que les utilisateurs peuvent ensuite essayer de récupérer via votre processus habituel de réclamation de dépenses, parfois appelé double trempage.
5. Détails sécurisés : stockez et enregistrez les détails de toutes les cartes de crédit et de leurs détenteurs en toute sécurité avec chiffrement. Encouragez les utilisateurs à s'occuper de la carte comme s'il s'agissait de leur propre carte. Assurez-vous qu'ils savent comment signaler un vol ou une perte et pour ce faire ASAP.
6. Insiste sur les justificatifs : bien qu'ils ne soient pas requis pour la récupération des dépenses, il est toujours recommandé d'insister sur les justificatifs pour tous les achats, en particulier si vous souhaitez récupérer la TVA à laquelle vous avez droit.
7. Définir des alertes : votre fournisseur de carte de crédit peut vous informer de toute activité suspecte ou tentative d'utiliser la carte en dehors de ses missions prévues. Tirez le meilleur parti de ces alertes.
8. Approuver et contrôler : met en place des étapes qui obligent les superviseurs ou les gestionnaires approbateurs à accepter chaque relevé de carte de crédit des salariés de leurs équipes. Et enfin, nommer un contrôleur désigné qui sera chargé de veiller à ce que tout ce qui précède soit en place !

Vous voulez en savoir plus ?

Les cartes de crédit de société sont un excellent moyen de gérer et d'améliorer la visibilité de vos dépenses, tout en autonomisant vos collaborateurs. Mais leur utilisation n'est pas sans risque. J'espère que ces 8 conseils vous ont aidés à gérer leur utilisation au sein de votre entreprise. Nous contacter