Qu'est-ce que le devoir de diligence ?

Le devoir de diligence est l’obligation légale d’une organisation de protéger les employés contre les dommages. Cette responsabilité s'étend à différents aspects des activités des travailleurs. Le concept est particulièrement vital en dehors des milieux de travail habituels, comme lors des déplacements professionnels. Les voyageurs d'affaires gèrent des risques différents de ceux d'un bureau.

Voici un regard approfondi sur le devoir de prise en charge de la gestion des déplacements.

Qu'est-ce que le devoir de diligence ?

Les juristes définissent le devoir de diligence comme un terme juridique large s'étendant au-delà du lieu de travail à tous les aspects de la vie publique. Une personne est tenue de prendre des précautions pour protéger autrui. Ils doivent prendre toutes les mesures qu'une personne raisonnable prendrait dans la même situation pour éviter de causer des dommages.

Si les agissements de quelqu'un ne répondent pas à cette norme de raisonnable, la loi pourrait les considérer comme négligents. Lorsqu'une personne est négligente, elle est responsable des dommages causés par ses actions dangereuses ou son manque de soins appropriés.

L'un des exemples les plus simples de devoir de diligence est d'observer la limite de vitesse et de suivre des pratiques de conduite sûres généralement admises sur la route. Sur le lieu de travail, il s'agit de prendre des mesures raisonnables pour protéger les employés contre les dommages. Non seulement les employeurs ont l'obligation légale de prendre soin des employés, mais il existe également des raisons éthiques d'empêcher les employés de subir des dommages.

Dans la gestion des déplacements, le devoir de diligence implique de prendre des mesures raisonnables pour assurer la santé et la sécurité, de protéger les employés contre les problèmes de voyage courants, de fournir des besoins de base tels que la nourriture et les boissons, et d'éviter de placer les travailleurs dans une situation où ils sont susceptibles de subir du stress ou de la discrimination.

En d'autres termes, les employeurs devraient comprendre les risques communs liés aux déplacements et prendre des mesures raisonnables pour les atténuer.

Pourquoi le devoir de diligence est-il important ?

Tenir les gens à l’écart du préjudice est, bien sûr, la bonne chose à faire. Lorsque les dirigeants d'entreprise créent un environnement sûr, ils peuvent établir la confiance et la fidélité des collaborateurs et promouvoir la fidélisation.

Cependant, le devoir de diligence est plus qu'un acte de gentillesse. Prévoir les risques, prendre des mesures préventives et réagir rapidement aux crises permet de maintenir la continuité des activités, ce qui est un objectif critique de l'entreprise. Il s'agit également d'une exigence légale reconnue et appliquée dans le monde entier. Le non-respect du devoir de diligence peut mettre une entreprise en danger juridique. L'ampleur des problèmes dépend de la nature de l'infraction et du pays dans lequel une organisation est basée.

Qui est responsable du devoir de diligence ?

Le devoir de diligence est une responsabilité lourde et complexe. Et bien trop pour n'importe quelle personne ou service à gérer seul. Plutôt que de se limiter aux gestionnaires de voyages, aux sociétés de gestion des déplacements, aux responsables financiers, aux équipes de sécurité, aux RH, aux risques et à la conformité, il appartient à toute une organisation de travailler ensemble et de fournir un devoir de diligence de qualité.

La première étape du respect de ces obligations consiste à créer un cadre pour le devoir de diligence et la gestion des risques liés aux déplacements.

Un cadre pour le devoir de diligence dans la gestion des déplacements

Un cadre de devoir de diligence couvre tous les aspects des déplacements des salariés.

• Effectuer la planification et la réservation et fournir aux salariés des informations sur le déplacement
• Définition des risques potentiels pour le trajet et la destination
• Prendre des mesures pour éviter ces risques et fournir des plans d'urgence pour les risques connus qui ne peuvent pas être évités
• Offrir une protection et des services raisonnables en matière de santé et de sécurité pendant les déplacements
• Organiser la communication, le soutien et les soins d'experts si nécessaire.

Planification et informations sur les déplacements

Les gestionnaires de voyages doivent réserver des transports et des hébergements répondant à des normes raisonnables. Les modes de transport et d'hébergement devraient être sûrs et ne pas exposer les salariés à des risques indus ou à des problèmes de santé et de sécurité. Ils doivent également répondre à l'un des besoins particuliers de l'employé en matière d'accessibilité ou de services.

Les gestionnaires des déplacements professionnels fournissent également aux salariés les informations nécessaires pour gérer leurs déplacements et profiter des services nécessaires. Cette communication peut également impliquer de sensibiliser le salarié aux risques et aléas et de fournir un accès à une plateforme pour accéder à distance à toutes les informations sur les déplacements.

Évaluation des risques

L'évaluation des risques pour les déplacements professionnels couvre les dangers généraux et spécifiques. Les gestionnaires de voyages d'une organisation peuvent obtenir des données de sécurité de sources officielles, telles que le département d'État américain, les agences de presse respectées et les gouvernements locaux. Les dangers pourraient inclure :

• Catastrophes naturelles,
• Conflits,
• troubles civils ou politiques,
• Taux de criminalité élevés,
• les problèmes de santé actuels,
• Un manque d’accès aux soins médicaux,
• Problèmes de sécurité liés à l'identité, à l'origine ethnique, à l'orientation sexuelle, au handicap ou à d'autres facteurs.

Une organisation peut effectuer et mettre à jour des évaluations des risques pour les destinations que les salariés visitent souvent et gérer une base de données pour une évaluation efficace.

Comptabilisation des risques

Les plans de gestion des risques relèvent de deux catégories : évitables et inévitables. Les planificateurs de déplacements peuvent éviter certains risques complètement en ajustant les plans. Par exemple, si la destination présente un risque élevé d'accidents de la circulation, ils peuvent réserver des voyages en avion ou en train et donner aux employés des informations sur un service de métro local ou réserver un hôtel à distance de marche du lieu de la réunion ou de la conférence.

Les risques inévitables nécessitent un plan pour limiter les dommages ou les dangers. Cette étape comprend généralement l'achat d'une assurance voyage pour couvrir les frais médicaux et d'évacuation ainsi que les bagages perdus ou volés. Les voyageurs ont besoin d’accéder à ces informations d’assurance et doivent être informés des procédures qu’ils doivent suivre en cas de problème.

L'obligation de diligence dans la gestion des risques liés aux déplacements s'étend à la surveillance de la situation dans la destination, y compris les prévisions météorologiques, les mises à jour de la sécurité et de la santé publique, et d'autres informations liées aux risques. Les risques de déplacement évoluent. Par exemple, pendant la pandémie de COVID-19, les pratiques de sécurité ont évolué de jour en jour. Le devoir de diligence consiste à s’assurer que les employés sont au courant de ces changements avant et pendant leurs déplacements.

Préparation

Les risques peuvent inclure la prise en compte des besoins généraux en matière de santé et de sécurité au-delà de ceux associés aux urgences. Les exemples de devoir de garde comprennent la garantie que l'employé dispose des vaccins ou des médicaments nécessaires pour éviter les maladies courantes à destination.

Les informations sur les vêtements et autres produits de première nécessité adaptés au climat aideront non seulement l’employé à rester à l’aise et à éviter le stress de ne pas avoir les éléments nécessaires pour son voyage. Si certains employés sont des voyageurs expérimentés capables de se préparer de manière indépendante, d'autres peuvent ne pas encore avoir ces compétences. Le partage d'informations concises sur la préparation garantira un devoir de diligence approprié à tous les employés, quel que soit leur niveau d'expérience.

Le devoir de prendre soin s'étend également à la santé mentale. La préparation peut réduire les niveaux d'anxiété et de stress des employés pendant leurs déplacements.

Communication

Toutes les organisations doivent veiller à communiquer chaque aspect de leur cadre de gestion des risques aux employés. Un manque de clarté sur les attentes, les procédures ou les processus de sécurité peut être source de confusion et entraîner des perturbations, des problèmes de sécurité et d'autres problèmes. À ce titre, la communication est un aspect essentiel du devoir de diligence. Une organisation doit évaluer la manière dont elle communique et les informations qu'elle fournit pour s'assurer qu'elle est concise, claire et couvre tous les sujets nécessaires.

Défis et tendances en matière de gestion des risques liés aux déplacements

La météo récente, la santé publique et les événements sociétaux ont eu et continuent d’avoir une forte incidence sur la gestion des risques liés aux déplacements. La pandémie de COVID-19, les phénomènes météorologiques extrêmes, l'incertitude économique mondiale et les manifestations civiles aux États-Unis, en France et au Canada en sont des exemples.

Ces événements amènent les entreprises à ajuster leurs plans de déplacement, à réévaluer les besoins en voyages, à rechercher des alternatives telles que la vidéoconférence et les plateformes de gestion de projets en ligne,

hiérarchiser les mesures de préparation et évaluer les risques individuels des employés. Le devoir de diligence joue un rôle vital dans la mesure où les entreprises tentent de limiter les dangers liés à ces défis.

La disponibilité des données aide les entreprises à mettre à jour en temps réel les plans d'évaluation des risques. Quels types d'informations peuvent affecter les plans de déplacement et engendrer de nouveaux risques ? Les problèmes de santé publique tels que les pandémies ou les épidémies de maladies peuvent exposer les voyageurs à des risques et entraîner des restrictions ou des arrêts de déplacement. Pendant ce temps, les événements météorologiques ou les catastrophes naturelles peuvent causer des retards ou des annulations, laissant potentiellement les voyageurs bloqués.

Même des événements apparemment simples, tels que les grèves des travailleurs des compagnies aériennes, peuvent causer des retards et laisser les employés bloqués dans un aéroport de correspondance.

La dépendance accrue à l'égard des données pour évaluer les risques et mener à bien le devoir de prendre soin des voyageurs soulève quelques problèmes. Premièrement, les entreprises doivent s'assurer de la qualité des informations qu'elles reçoivent. Des prévisions météorologiques précises, des nouvelles confirmées et des changements de politiques provenant de sources officielles sont essentiels à une bonne prise de décision. Des données inexactes peuvent non seulement entraîner des retards, mais aussi mettre en danger les collaborateurs en déplacement.

En d'autres termes, les exigences en matière de devoir de diligence comprennent la vérification de l'exactitude et de la qualité des données relatives aux déplacements.

Deuxièmement, l'information doit être organisée. Les responsables des déplacements professionnels et des ressources humaines doivent pouvoir voir les données d'un site spécifique et recevoir des alertes qui affectent les déplacements d'un employé spécifique. Avec la possibilité d'organiser les informations et de filtrer les rapports non pertinents, les responsables seraient submergés et incapables de tirer parti des mises à jour en temps réel.

Enfin, grâce aux progrès de l’informatique en nuage et des données mobiles, les voyageurs et les employeurs peuvent rester connectés et partager des données et des évaluations des risques en temps réel. Cette connexion facilite la prise en charge des travailleurs en déplacement.

Le devoir de diligence est-il difficile à remplir ?

Oui, ça peut l’être, surtout aujourd’hui. L'essor de la réservation en ligne a fait exploser le système de gestion des déplacements autrefois centralisé, ouvert au fur et à mesure que les employés réservent eux-mêmes leurs voyages sur plusieurs sites. Grâce à ces défis, il est plus difficile que jamais de capturer des données de réservation complètes, de savoir où se trouvent les voyageurs, de rester connectés et de rentrer rapidement chez eux en cas d'urgence.

Le fait est que la compréhension et la planification des risques imprévus constituent un aspect important du devoir de diligence. Cela vaut pour tout, des vols annulés aux intempéries en passant par les troubles politiques dans un pays étranger.

Comment une entreprise peut-elle remplir son devoir de diligence ?

Il y a un risque attaché à presque tout dans la vie. Il est donc impossible d'éliminer les risques liés aux déplacements. Le mieux que n'importe quelle organisation puisse faire est d'être prêt pour l'imprévu. Une grande partie de cela vient de disposer des outils, des partenaires et des données nécessaires pour répondre aux exigences du devoir de diligence.

Les solutions SAP Concur peuvent consolider les données de réservation, de dépenses, de carte de crédit et mobiles provenant de plusieurs sources en temps quasi réel. De cette façon, les entreprises créent un programme complet et intégré de devoir de diligence qui les aide à :

• Rechercher tous les sites et itinéraires des collaborateurs au même endroit,
• Surveiller les risques et les menaces potentielles qui pourraient affecter les employés,
• Communiquez facilement avec vos collaborateurs et mettez-les en relation avec un support d'expert.

Ces outils aident les entreprises à gérer efficacement leurs déplacements, à respecter leurs obligations en matière de devoir de diligence et à soutenir leurs collaborateurs dans leurs déplacements.