Comment contrôler la fraude dans les notes de frais

Un total de 58% des directeurs financiers canadiens ont fait état d'une augmentation des soumissions de dépenses inappropriées au cours des trois dernières années.1 Ouch.

Bien qu'il y ait de nombreuses raisons potentielles à l'augmentation des allégations incorrectes, le principal coupable est tout simplement le processus... Aujourd'hui, les collaborateurs dépensent plus d'argent dans un plus grand nombre de catégories de dépenses et utilisent plus de méthodes de paiement que jamais auparavant.

Même si le fait d'avoir des employés plus autonomes au sein de votre équipe est globalement bénéfique, malheureusement, la diversification des dépenses initiées par les employés rend les organisations vulnérables à davantage de formes de fraude aux notes de frais.

Heureusement, la technologie de détection des fraudes suit le rythme des fraudeurs. Lisez ce qui suit pour avoir un aperçu des arnaques courantes, ainsi que des conseils sur la façon dont votre entreprise peut éviter la fraude aux dépenses.

10 arnaques sournoises (certaines peuvent vous surprendre) :

Nous avons inclus l'ancien et le nouveau dans cette liste. Combien d'escroqueries suivantes avez-vous entendues ?

Pocaliser le per diem : au lieu d'utiliser une indemnité journalière (per diem), le voyageur en profite en utilisant une petite partie de l'indemnité et en pochant le reste.

Agrandir le kilométrage : les salariés peuvent soit habituellement remplir le kilométrage, soit faire du covoiturave aux réunions, mais chacun revendique le kilométrage individuellement.

Remonter le pourboire : Régime commun, un salarié peut écrire dans un pourboire généreux de 20 ou 25% sur un ticket restaurant pour remboursement, alors qu’en fait il ne laisse que 10 ou 12%.

Résiliation du ticket : celui-ci vous coûtera ! Un employé itinérant peut acheter un billet d'avion remboursable coûteux à plein prix ainsi qu'un deuxième billet non annulable (peut-être même dans une classe inférieure) à un prix réduit. L'employé malhonnête retourne le billet de prix, vole sur le billet secret moins cher, mais soumet le reçu pour le billet le plus cher.

Remboursement des retours : un salarié peut acheter plus de fournitures que ce qui est réellement nécessaire pour un projet, retourner la moitié des articles, mais soumettre le justificatif original complet pour remboursement.

Double trempage : parfois accidentel et parfois intentionnel, un double trempage se produit lorsqu'une dépense est réclamée deux fois. Par exemple, si deux salariés dînent ensemble et qu'ils reçoivent chacun un justificatif pour la facture totale, les deux salariés peuvent demander le remboursement de la totalité du repas au lieu de leur part individuelle. Ou bien, un employé peut présenter le justificatif de repas maintenant et encore dans trois mois pour doubler le remboursement.

Transfert personnel : lorsque les salariés sont en déplacement professionnel, il peut être tentant de glisser quelques éléments personnels avec les frais professionnels légitimes.

Retrait du justificatif : Les reçus contrefaits sont un projet de bricolage assez simple sur l'ordinateur. Plus facile encore, une simple recherche en ligne de « créer un faux justificatif » offre des options apparemment interminables pour créer gratuitement des faux justificatifs totalement authentiques.

Révision du justificatif : dans ce cas, un justificatif n’est pas une contrefaçon complète. Cependant, il a été modifié pour afficher un montant plus élevé que celui réellement dépensé. Les justificatifs écrits à la main sont particulièrement faciles à modifier, de même que les justificatifs électroniques qui peuvent être modifiés numériquement et imprimés sans signe visible de falsification.

Réclamer de l'argent qui n'a jamais été dépensé : un client a peut-être traité votre employé à un repas et l'employé a obtenu une copie du justificatif. Non seulement l'employé a noté un déjeuner gratuit, mais il peut également soumettre le justificatif pour remboursement. De même, les salariés peuvent également collecter les justificatifs des amis et de la famille et les soumettre en tant que frais professionnels.

Prévenir la fraude aux notes de frais

Heureusement, la plupart des collaborateurs sont honnêtes ! Cependant, environ 5 % des collaborateurs qui commettent des fraudes aux dépenses peuvent vous coûter cher lorsque la pratique n'est pas détectée. Voici sept façons de prévenir la fraude et de favoriser une culture de la conformité :

1. Disposer d'une politique de dépenses solide qui communique clairement les règles et les conséquences de la tromperie aux employés. Si vous n’avez pas de type de note de frais, consultez notre propre SAP Concur Expense Policy Builder. Il s’agit d’une ressource gratuite qui facilite l’élaboration d’une politique personnalisée (et vous n’avez pas besoin d’être client SAP Concur pour l’utiliser).
2. Exiger une approbation préalable pour certains types ou montants de frais.
3. Exiger des collaborateurs qu'ils utilisent une carte de société pour certains types ou montants de frais.
4. Utilisez un outil de suivi automatique des distances au lieu des journaux de kilométrage auto-déclarés. (Les organisations sont souvent choquées par la quantité de remplissage kilométrique qui leur a coûté lorsqu'elles comparent les indemnités kilométriques réclament les totaux avant et après le changement !)
5. Utilisez des audits automatisés pour tout ou partie des notes de frais afin de signaler sans effort les anomalies, d'étayer les justificatifs, d'identifier les non-conformités, d'éliminer les doubles tremblements et bien plus encore.
6. Renforcez la conformité aux outils que les collaborateurs utilisent déjà pour effectuer des achats et réserver des voyages. Les règles intégrées s'appliquent et font gagner du temps à tout le monde.
7. Délinquants de discipline rapidement en cas de fraude (ou lorsqu'elle est tentée). Cela peut être aussi simple que l'émission d'un avertissement pour une petite infraction ou aussi malheureux que la cessation d'emploi d'un employé et la poursuite d'une action en justice pour fraude durable et délibérée.

Chez SAP Concur, nous aidons les organisations à implémenter des mesures de protection automatisées pour prévenir la fraude avant qu’elle ne se produise. En savoir plus sur nos services ou télécharger notre fiche conseil sur la fraude pour obtenir plus de suggestions sur la lutte contre la malhonnêteté sur les notes de frais.

LÉGAL : 1 Robert Half Management Resources, Enquête de juin 2019.