Les collaborateurs peuvent-ils (et doivent-ils) dépenser de l'alcool ?

Lorsque nous envisageons de faire des affaires avec des clients, la plupart d'entre nous ne réfléchiraient pas deux fois à compléter notre repas par un beau verre ou deux de vin (insérez ici le tipple de choix).

C'est une pratique de longue date, mais nous constatons une baisse des demandes de remboursement de dépenses liées à l'alcool. L'alcool n'est pas toujours perçu comme un impératif lorsqu'il s'agit de faire des affaires de nos jours, ce qui peut entraîner des dépenses liées à l'alcool dans une zone grise.

Que dit la loi sur le remboursement de l'alcool dans les demandes de remboursement de frais ?

Fondamentalement, rien de spécial. En effet, le thème de l'alcool dans les affaires est une belle ligne.

Techniquement, l'alcool est une forme d'alimentation. Cela signifie qu'il est acheté et remboursé de la même manière que les autres types de repas. Par conséquent, elle peut être intégrée dans la facture alimentaire et peut facilement être présentée sur la note de frais lorsqu'elle est soumise à l'employeur.

La question devient complexe en raison de la nécessité. Un verre de vin garantit-il une relation commerciale fructueuse entre un client et un fournisseur ? L'intégration des décisions commerciales en matière de progrès liés à l'alcool est-elle incluse ? (Certains diraient oui !)

En fin de compte, s'agit-il d'une dépense comme une autre dans le cadre d'un repas d'affaires ?

Oui et non. En ce qui concerne les réclamations fiscales, ce qui compte le plus, c'est la question de la proportionnalité des dépenses encourues. Tant que les dépenses sont conformes et jugées nécessaires pour aider à atteindre l'objectif souhaité, il ne devrait pas y avoir de problème.

Cependant, l'employeur a toujours le dernier mot en la matière et les employés doivent respecter les termes de la politique de l'entreprise en matière de déplacements professionnels (T&E).

Comment les employeurs gèrent-ils l'alcool dans les demandes de remboursement des frais ?

Au final, c'est à l'employeur de décider. La plupart des employeurs déclarent que l'employé doit payer pour ses propres boissons si elles ne sont pas liées à l'entreprise. Toutefois, si c'est le cas, l'entreprise peut et doit légitimement rembourser l'employé pour ses frais professionnels, dans un délai raisonnable. Il y a cependant une différence entre l'employé qui consomme deux lunettes et deux bouteilles de vin avec son repas !

C'est pourquoi il est essentiel d'avoir des politiques de dépenses qui documentent les différentes situations et qui permettent de gérer correctement toutes les situations.

Comment l'alcool est-il documenté dans les politiques T&E ?

Voici quelques exemples de traitement de l'alcool dans les politiques :

• La politique catégorique : Pas de remboursement sur la consommation d'alcool. Si le salarié veut boire, il devra le payer.
• La politique pragmatique : le remboursement est limité à une boisson par personne et par repas, ou l'équivalent de X $, à l'exclusion des spiritueux distillés
• Politique souple : L'entreprise laisse à ses salariés le soin de s'autoréguler. L'entreprise n'interviendra qu'en cas d'abus de responsabilité manifeste et répété.

Il existe également d'autres contextes dans lesquels l'alcool peut être consommé : dans un avion, dans le minibar d'un hôtel ou au café d'une gare en attendant un train. Chaque cas doit donc être identifié par la politique de remboursement des frais. S'il est acceptable de rembourser une dépense liée à l'alcool dans le cadre d'une relation commerciale ou de partenariat, cela peut ne pas être le cas dans le cadre d'un voyage en solo. C'est à l'employeur d'être spécifique et détaillé sur les différents scénarios dans lesquels les salariés peuvent se trouver.

Comment l'alcool sur justificatifs doit-il être inclus dans les demandes de remboursement de frais ?

Tout dépend de votre politique interne. Même avec les politiques les plus strictes, il n'est pas rare que certains employés tentent de faire passer l'alcool comme une autre dépense malgré une interdiction claire.

Vous pouvez éviter cela en exigeant le découpage détaillé de la facture du restaurant, plutôt qu'un simple total. Vous en aurez besoin dans tous les cas si vous prévoyez de récupérer les taxes sur le repas.

Comment gérer la réclamation de taxe sur l'alcool ?

 Dans les denrées alimentaires et les boissons, il existe différents taux d'imposition. Les taxes sur les boissons alcoolisées varient selon les provinces, quel que soit leur type ou leur proportion d'alcool (bière, vin, cidre, etc.). L'impôt peut être récupéré à un niveau raisonnable de boissons avec un repas où il est de subsistance et non de divertissement. Si vous remboursez l'alcool dans une note de frais, il est important de demander un justificatif détaillé. La facture doit mentionner les taux de taxe pour que vous puissiez récupérer le montant approprié.

Mot final

Si vos collaborateurs sont autorisés à se faire rembourser l'alcool, il s'agit de superviser et de gérer efficacement ces réclamations afin que tout le monde suive le même processus.

Si l'interdiction pure et simple de l'alcool peut être la voie la plus simple et la plus rentable, vous devrez tenir compte de la culture et des valeurs de votre entreprise, car elle peut être considérée comme inflexible et quelque peu draconienne.

Si vous souhaitez parler à un membre de notre équipe de la manière dont vous pouvez gérer plus efficacement les notes de frais contenant de l'alcool et ce que font de nombreuses entreprises comme la vôtre, contactez-nous.