Ne laissez pas votre héritage devenir votre héritage.

Examen des cinq étapes de la maturité du programme de gestion des déplacements professionnels. 

La pandémie ne vous a pas touché à l'épaule et au murmure : « Bonjour, pensez vraiment à mettre à jour vos anciens systèmes de gestion des déplacements et notes de frais afin de vous adapter plus facilement aux fluctuations mondiales de l'entreprise. » Il a donné un coup de pied à la porte, a envoyé vos employés à la maison, a posé ses pieds sur votre bureau et a demandé des changements immédiats. 

Aujourd'hui, alors que 50 % du monde a adopté et dépassé leurs « systèmes de dinosaures », les entreprises laissées pour compte s'efforcent de faire leurs premiers pas vers le cloud et de s'éloigner des modèles manuels et monolithiques. Si vous vous trouvez dans ce dernier groupe, vous êtes dans la première des cinq étapes de maturité T&E, comme indiqué dans la récente présentation IDC, sponsorisée par SAP Concur, Modèle de maturité du logiciel Enterprise Travel and Expense. Être là, ce n'est pas y rester. 

Vous pouvez avancer. Vous pouvez réévaluer la manière dont vous travaillez. Vous pouvez vous engager à l'amélioration continue. Et vous pouvez trouver des moyens d'obtenir de meilleurs résultats. Mais d'abord, il faut se décoincer. 

Anciennes candidatures : Se déloger des mauvais vieux jours. 

Ces bêtes autrefois formidables sur site ont survécu à leur utilité, et l'adoption d'une application financière moderne basée sur le cloud peut insuffler un nouveau souffle à la productivité des collaborateurs et à l'efficacité de l'entreprise. L'automatisation et l'intégration de l'intelligence dans vos processus T&E fourniront de meilleures données pour des décisions plus stratégiques, une agilité accrue, une budgétisation prédictive et la rapidité nécessaire pour garder une longueur d'avance sur la concurrence. 

« Le passage soudain au télétravail a mis en lumière les insuffisances des logiciels hérités…Les salariés n'ont pas pu accéder à l'application et (elle) n'ont pas pu travailler à distance

Solutions de points automatisées : un petit résultat à la fois. 

Des solutions spécialisées basées sur des workflows comme la comptabilité fournisseurs ou la gestion de trésorerie sont utiles dans la mesure où elles résolvent le problème en question. Le problème, c'est que les problèmes ont tendance à aller de pair entre tous vos services, donc même si vous résolvez un problème dans un domaine, il peut encore exister ailleurs. Au lieu d'une solution spécifique à un problème spécifique, une plateforme de gestion des dépenses connectée vous permet de combiner les données de dépenses de votre organisation. Ainsi, vous pouvez non seulement améliorer la visibilité sur les économies et les réservations, mais aussi traiter plusieurs problèmes en une seule fois. 

« La Covid a accéléré l'adoption des technologies automatisées. 

Le passage à l'automatisation s'est également traduit par un passage à l'automatisation plus ancien, plus lourd,   l'automatisation basée sur des règles pour une automatisation intelligente pilotée par le Machine Learning. » 1

Écosystèmes de plateformes connectées : meilleurs, mais pas parfaits. 

La connexion des données de gestion des déplacements professionnels à votre système et à des applications tierces telles que les compagnies aériennes et les hôtels est un excellent moyen de partager les données des personnes en déplacement, mais vous devez toujours passer d'un système à l'autre pour collecter ces données. Passez à l'étape suivante et vous pouvez connecter les applications de gestion aux fonctions de suivi du budget et de pré-approbation, afin de voir les dépenses avant qu'elles ne soient dépensées. Le tout au même endroit. 

« 42 % des personnes interrogées qualifient leurs applications financières de « déconnectées ». »1

Suites applicatives intégrées : extraire les applications autour d'une tâche. 

Imaginons que vous souhaitiez une vue de bout en bout de l'actif circulant. Pour l'obtenir, vous devez rassembler les informations de vos systèmes de gestion des déplacements professionnels, de carte d'entreprise, de CRM et d'ERP/financier. Une suite peut gérer cela très bien, mais un système entièrement connecté et basé sur le cloud peut prendre en charge une transformation complète de vos processus financiers. Et vous pouvez utiliser les technologies intelligentes pour réduire le temps de traitement, améliorer l'efficacité de l'audit et, autrement, récupérer la finance après la pandémie. 

« 59 % des personnes interrogées ont cité une préférence pour les suites intégrées par rapport à «best of race».» 1

Processus intelligents/prédictifs : bienvenue à l'âge adulte. 

C'est là que tout le monde veut, où il peut prévoir (et donc éviter) les dépenses non planifiées et inutiles, et où il peut prévoir les dépenses futures et être prêt. Cette approche tournée vers l'avenir est loin d'être celle d'aujourd'hui : regarder en arrière ces derniers mois, essayer de déterminer ce qui a été dépensé et pourquoi. Mettre l'intelligence au travail de cette manière vous permettra d'évoluer et de vous améliorer continuellement, et lorsqu'un événement façonnant le monde frappera à votre porte, vous saurez à quoi vous attendre. 

Examinez chacune de ces étapes et découvrez comment passer à l'étape suivante en consultant la présentation IDC, le modèle de maturité des logiciels de gestion des déplacements professionnels et des dépenses.