Notes de frais : nous répondons aux questions les plus fréquentes

Les notes de frais sont de loin le meilleur moyen de gérer et de suivre les frais professionnels engagés par les collaborateurs. Ces frais professionnels incluent généralement :

• Frais de déplacement
• Repas/Divertissement client
• Kilométrage
• Fournitures

Les salariés s'attendent naturellement à ce que les fonds personnels dépensés pour les affaires leur soient remboursés. Un décompte des frais permet aux salariés de documenter chaque frais professionnel, de fournir un justificatif correspondant et d'être remboursés à partir des fonds de la société.

Cependant, le véritable bénéficiaire des décomptes des frais est le responsable fonctionnel. Les notes de frais facilitent la prise en compte des dépenses et garantissent que les montants appropriés sont déduits des recettes globales (vous ne payez donc pas plus d'impôts que nécessaire !). 

Qu'est-ce qu'un décompte des frais de déplacement professionnels ?

Pour la plupart des entreprises, la distinction entre « note de frais » et « note de frais de déplacement » n'est pas nécessaire. Certaines organisations demandent aux salariés de documenter et de demander le remboursement des frais pour un déplacement professionnel particulier dans un formulaire de calcul des frais de déplacement professionnels distinct immédiatement après le déplacement. Un même salarié peut soumettre un décompte des frais non liés au déplacement distinct pour les frais professionnels non liés au déplacement.

Cette stratégie peut aider à séparer les dépenses pour différentes raisons en différentes catégories (les dépenses spécifiques au déplacement professionnel seraient faciles à comparer). Elle permet également de s'assurer que les salariés sont remboursés rapidement pour les dépenses importantes telles que les billets d'avion et les hébergements. Toutefois, le résultat final est qu'il n'est pas nécessaire d'avoir deux types de décompte des frais différents et qu'il n'est pas nécessaire d'exiger un décompte des frais distinct pour les déplacements.

Qu'est-ce qu'un décompte des revenus et des frais ?

Un décompte des frais et des revenus est totalement différent d'un décompte des frais et est souvent créé à l'aide d'un logiciel de comptabilité ou par le comptable ou le service financier d'une société. Ce type d'état est également communément appelé « compte de résultat » ou « compte de résultat ». Il détaille tous les fonds entrant pour une période donnée (par exemple, un mois) et tous les fonds sortant (loyer, salaires, assurance, services publics, etc.) pendant la même période.

Quelles informations doivent être incluses dans une note de frais ?

Alors qu'un décompte des frais doit être personnalisé en fonction de vos besoins, un rapport standard inclut souvent les zones suivantes :

• Nom du salarié
• Montant total du remboursement
• Avances reçues (le cas échéant soustraites du remboursement)
• Sous-total
• Votre propre codage (vous pouvez par exemple coder les dépenses par client, objectif commercial ou service)
• Montant de chaque dépense
• Date à laquelle chaque dépense a été engagée
• Description de chaque dépense (hôtel, repas, etc.) et motif

Une note de frais doit toujours être soumise avec des justificatifs ventilés correspondant aux totaux réclamés.

Ai-je vraiment besoin d'un justificatif pour chaque dépense d'une note de frais ?

Oui ! Non seulement il est important en tant que chef d'entreprise de confirmer que chaque dépense est valide, les justificatifs ne sont pas négociables si vous êtes audité par l'Agence du revenu du Canada (ARC). Si un frais réclamé n'a pas de justificatif correspondant acceptable, cette dépense sera interdite et vous serez responsable des taxes et pénalités.

N'oubliez pas que le CRA a besoin de justificatifs ventilés avec des informations complètes (par rapport aux relevés de carte de crédit ou aux justificatifs qui affichent un total uniquement).

L'économie des justificatifs est un énorme problème pour les collaborateurs comme pour les propriétaires, ce qui explique pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers un reporting des dépenses dématérialisé.

Qui approuve les notes de frais ?

Selon votre activité, vous pouvez demander un ou plusieurs niveaux d'approbation pour vos notes de frais. Par exemple, avec seulement dix employés, le chef d'entreprise seul peut accepter la responsabilité de la vérification et de l'approbation de toutes les dépenses. Avec une centaine de salariés ou plus, ce modèle serait moins réalisable et peut-être un responsable du service et un responsable financier vérifieraient et approuveraient les notes de frais avant que le remboursement ne puisse avoir lieu. 

Que dois-je faire si je trouve une dépense personnelle ou non valide sur la note de frais d'un salarié ?

Lorsque l'argent a déjà été dépensé par un employé, c'est une situation inconfortable. Cependant, il est important de gérer l'incident rapidement pour s'assurer que les dépenses illégitimes ne font pas partie de la culture d'entreprise. 

Nous vous recommandons d'envoyer une lettre par e-mail au salarié pour l'informer que les frais soumis ne peuvent pas être remboursés. La lettre doit inclure le motif du refus (par exemple, la dépense soumise n'est pas conforme à votre politique dépenses, l'achat n'a pas été utilisé à des fins professionnelles, etc.).

La meilleure façon d’éviter les demandes de remboursement de dépenses incorrectes et d’éliminer toute zone d’ombre entourant les dépenses remboursables est de mettre en place une politique dépenses claire.

Comment créer un type de note de frais ?

SAP Concur a développé un modèle de politique dépenses entièrement personnalisable pour répondre aux besoins des petites et moyennes entreprises canadiennes. C'est absolument gratuit et ne prend que quelques minutes pour la personnaliser. Votre type de note de frais terminé inclura :

• Justificatif de l'objet
• Responsabilités des salariés et des responsables
• Clause de fraude à tolérance zéro
• Dépenses remboursables ventilées
• Exclusions

Votre service RH peut également créer une politique dépenses.

Les services de notes de frais SAP Concur sont-ils abordables et efficaces pour les petites entreprises ?

Si la gestion administrative des notes de frais vous semble fastidieuse, vous n'êtes pas le seul. Nous travaillons avec les petites entreprises de la côte à la côte chaque jour pour éliminer les tracas, les risques et les coûts des notes de frais sur papier. Nos services sont non seulement abordables pour les entreprises de toutes tailles, mais aussi conçus pour un coût inférieur au reporting manuel des dépenses. Visionnez cette vidéo de 2 minutes pour découvrir exactement comment fonctionne SAP Concur Expense. Si vous aimez ce que vous voyez, nous vous invitons à inscrivez notre démonstration sur les frais.