Visibilité en temps réel : Comment Synaptive Medical a mis en place des dépenses plus intelligentes avec les solutions SAP Concur

Dans le secteur en constante évolution des technologies médicales, l’innovation est essentielle. Synaptive Medical, une entreprise basée à Toronto connue pour développer des dispositifs médicaux avancés et des technologies d’imagerie, illustre cet engagement envers l’innovation. Cependant, comme l’a découvert Darren Anderson, directeur des TI et de la Sécurité, les processus internes peuvent souvent être à la traîne des avancées externes. C’est là que SAP Concur est intervenue pour révolutionner sa gestion des déplacements et des dépenses, ce qui a permis des opérations plus fluides et des dépenses plus intelligentes.

Identifier les défis

Lorsque M. Anderson s’est joint à Synaptive Medical, il a rapidement remarqué un important point manquant dans les opérations. Bien que l’entreprise excellait dans la création d’outils de pointe pour les neurochirurgiens et les radiologues, ses processus relatifs aux voyages et aux dépenses étaient tout sauf efficaces. Les employés effectuaient des réservations de voyage par l’intermédiaire de divers agents et sites Web, ce qui entraînait un manque de surveillance et de contrôle des dépenses. Cette approche fragmentée prenait non seulement un temps précieux, mais risquait également d’affecter l’exactitude des données financières.

« Une seule personne s’occupait de toutes les dépenses de l’entreprise », se souvient M. Anderson. « Ce n’était pas seulement inefficace, c’était insoutenable. »

Reconnaissant le besoin de changement, M. Anderson était déterminé à trouver une solution qui pourrait automatiser et rationaliser ces processus.

Un changement de cap vers l’efficacité

La recherche d’une solution robuste pour les voyages et les dépenses l’a mené aux solutions SAP Concur. Avant cette décision, Synaptive Medical ne disposait pas d’un système de réservation centralisé et s’appuyait sur des méthodes manuelles qui entraînaient chaos et retards. L’introduction de Concur Travel and Expense a transformé les activités de l’entreprise.

Grâce aux solutions SAP Concur, Synaptive Medical a acquis la capacité de centraliser les réservations de voyage et d’automatiser les rapports de dépenses. Les employés recevaient dorénavant des reçus directement dans leurs courriels, qui étaient téléversés automatiquement dans Concur Expense, simplifiant ainsi l’ensemble du processus de création de rapport.

« Six mois plus tard, nous disposons d’un système de réservation en ligne et nous avons vraiment fait le ménage dans nos dépenses. » explique M. Anderson. « Il est optimisé! »

Dépenses plus intelligentes et visibilité en temps réel

La transition vers les solutions SAP Concur n’a pas seulement simplifié les processus; elle a fourni à Synaptive une visibilité sans précédent des dépenses. En centralisant les réservations de voyage et en automatisant le suivi des dépenses, l’entreprise a pu appliquer efficacement les politiques de voyage. Cela signifie que les employés ne peuvent plus prendre de décisions de dernière minute et coûteuses en matière de voyage de manière non surveillée.

« Nous voulons nous assurer que les employés réservent leur voyage à l’avance », déclare M. Anderson, soulignant l’importance de la gestion des ressources. Cette approche proactive a favorisé une culture de sensibilisation aux coûts parmi les employés, ce qui a permis de prendre des décisions plus judicieuses en matière de dépenses.

M. Anderson partage un exemple remarquable où un employé a économisé 8 % sur l’hébergement en choisissant un hôtel à Mississauga au lieu du centre-ville de Toronto.

Contrôle financier à la loupe

L’avantage le plus important de la mise en œuvre des solutions SAP Concur est sans doute la visibilité en temps réel des finances que Synaptive Medical a obtenue. Avant ce changement, il était difficile de comprendre où l’argent était dépensé. Désormais, l’équipe financière peut suivre les dépenses au fur et à mesure, ce qui permet d’améliorer la gestion du budget et l’affectation des ressources.

« Nous extrayons maintenant régulièrement les données sur les utilisateurs », explique M. Anderson. « le Service des finances peut voir exactement ce qui est dépensé, et les gestionnaires aussi. » Cette transparence permet non seulement de réduire le gaspillage, mais aussi de renforcer la responsabilité financière dans l’ensemble de l’organisation.

Regarder à l’avance

La mise en œuvre des solutions SAP Concur n’était pas seulement une solution rapide pour Synaptive Medical; elle a jeté les bases d’améliorations continues de leurs opérations. M. Anderson envisage un avenir où l’entreprise évaluera continuellement ses processus de voyage et de dépenses, à la recherche de nouvelles fonctionnalités et d’intégrations pour améliorer encore l’efficacité.

« Nous organiserons une réunion annuelle pour évaluer ce que nous faisons actuellement, et si nous pouvons l’améliorer. » partage-t-il. Cet engagement en faveur de l’amélioration continue garantit qu’au fur et à mesure que Synaptive Medical progresse dans le domaine de la technologie médicale, ses opérations internes restent tout aussi sophistiquées.

Conclusion

Dans un monde où chaque détail compte, avoir les bons outils en place peut faire toute la différence. Pour Synaptive Medical, le partenariat avec SAP Concur a fourni la clarté et l’efficacité nécessaires pour naviguer à la fois dans leurs opérations internes et dans le paysage en évolution de l’innovation médicale.

Pour en savoir plus sur la façon dont Synaptive Medical a transformé la gestion des voyages et des dépenses avec les solutions SAP Concur, lisez l’étude de cas complète ici.